8.-10. veebruarini 2006 korraldab firma Töökas Ämblik Haapsalus raamatupidajatele suunatud 3-päevase maksutemaatilise koolituse. Kuna tegemist on väga suuremahulise üritusega, siis selgus 01. veebruaril, et lisaks Haapsalu kontori töötajatele vajatakse ka täiendavat tööjõudu.
Üheks töötajaks, kes kaasatakse antud ürituse korraldamisse ning organiseerimisse nii firma kontoris Tallinnas kui ka Haapsalus, on assistent Pr Sääse Pinin.
Kuna tegemist on töötajate tööalase suunamisega 3 päevaks teise töö tegemise kohta, siis on tegemist töölähetusega, mille kohta firma juht vormistab vastavasisulise kirjaliku otsuse. (Otsuses tuleb märkida nii sihtkoht, kestus, ülesanne kui ka lähetuskulude ja päevarahade määrad. "Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord" §3)
Nagu me teame varasemast, on Pr Sääse Pininal kodus alla 3 aastane laps. Sellest tulenevalt vestles enne lähetuse otsuse tegemist temaga firma juht, et lähetusse saatmiseks saada Pr Pinina nõusolek (Töölepingu seaduse §51 lg2). Proua oli lähetusega nõus, kuna abikaasa on hetkel puhkusel ning ei teki probleeme lapse hoidmisega. Hilisemate vaidluste vältimiseks fikseeriti kirjalikult (vabas vormis) Pr Pinina nõusolek 8.-10.02.2006 toimuvaks tööalaseks lähetuseks.
Samal ajal arutas firma juht Sääse Pininaga võimalust töötaja poolt kasutada lähetusse sõiduks ning kohapeal (Haapsalus), vajalike tööalaste sõitude tegemiseks, perekond Pininale kuuluva sõiduauto kasutamise võimalust.
Lepiti kokku, et isikliku sõiduauto kasutamine tööandja huvides kompenseeritakse töötajale arvestusega 4 krooni kilomeetri eest, juhul kui Sääse Pinin peab lähetuse käigus tööandaja huvides teostatud sõitude kohta sõidupäevikut. Maksimaalne hüvitise suurus sõidupäeviku pidamise korral oleks 2000 krooni ("Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise tingimused ja hüvitise piirmäärad" §4).
Kui aga Pr Sääse Pinin ei pea sõidupäevikut, siis peab tööandjal võimalikuks tema isikliku auto kasutuse kulusid lähetuses kompenseerida vaid 1000 krooni ulatuses (vältimaks lisakulutuste tekitamist firmale erisoodustuse maksude näol) "Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise tingimused ja hüvitise piirmäärad" §5.
Lisaks peab Pr Pinin esitama tööandjale ka koopia auto tehnilisest passist, et tõendada auto kuulumist temale ("Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise tingimused ja hüvitise piirmäärad" §1).
Et ka töötaja saaks täpsemat aimu isikliku sõiduauto kasutamisega seonduvatest nüanssidest soovitas tööandja Pr Pininal vaadata ka asjakohast filmi "Kellele maksta autokompensatsiooni?"
Peale läbirääkimisi vormistas firma juht 01. veebruaril 2006 lähetuse kohta kirjaliku otsuse ("Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord" §3) , mida tuli enne lähetust tutvustada allkirja vastu ka Pr Sääse Pininale. Kuna lähetusse saadetud töötajatele ei ole tagatud Haapsalus toitlustamist, siis märkis firma juht oma otsuses makstavaks päevaraha suuruseks 80 krooni päev ehk siis 3 x 80 krooni = 240 krooni.
Lisaks lepiti töötajaga kokku ja fikseeriti ka lähetuse otsuses, et kuna Haapsallu on vaja sõita juba 08. veebruari hommikul kell 5.00, siis varajasest väljasõidust tingitud ja töölepingus kokku lepitud tööpäeva pikkuse vahe kompenseeritakse töötajale lisa puhkepäevaga 13. veebruaril 2006.
Kuna tööandja oli broneerinud lähetusse saadetud töötajatele öömaja Hotellis "Kärbes", mille kohta esitatakse arve otse firmale Töökas Ämblik, ei kuulu lähetatud töötajale kompenseerimisele majutusega seotud kulutused.
Otsuses fikseeriti ka see, et muud lähetuses töötaja poolt tööandja huvides tehtud põhjendatud ja dokumentaalselt tõestatud kulutused kuuluvad kompenseerimisele peale töötajapoolse lähetuse aruande esitamist.
Vastavalt Palgaseaduse §27 lg4 on lähetatud töötajal õigus saada lähetuskulude avanssi. Kuna Pr Pinin ei soovinud seda, siis makstakse temale lähetusega seotud kulutused ning päevaraha peale lähetuse aruande esitamist.
Firma Töökas Ämblik sisekorraeeskirjades on fikseeritud, et töötaja peab esitama lähetuse aruande firmajuhile kinnitamiseks 3 tööpäeva jooksul peale lähetusest töölenaasmist ning firmajuht või teada asendav isik on kohustatud aruande läbi vaatama samuti 3 tööpäeva jooksul ning lähetusaruande põhjal juhi poolt kinnitatud summad kantakse töötaja pangaarvele hiljemalt lähetuse kuule järgneva kuu 10. kuupäevaks.
Kuna Sääse Pininal on 13. veebruar lisapuhkepäev, siis peab tema esitama lähetuse aruande koos kuludokumentidega (kui tehti kulutusi) tööandjale hiljemalt 16. veebruariks 2006.
